Функция ВПР – чудо экономии времени

Одна из самых полезных функций Excel – ВПР. Она неимоверно экономит время и минимизирует количество ошибок.

Что делает ВПР?

Автоматически подтягивает информацию из одного Excel файла в другой.  Например, может подтянуть цены из прайс-листа в файл продаж, или из прайс-листа поставщика в прайс-лист компании.

Как работает ВПР?

Допустим надо в файл “продажи” подтянуть цены из файла “прайс-лист”:

Для начала мы хотим, чтобы Excel отыскал в прайс-листе цену на “Компьютер AF” (800 у.е.) и перенес ее в соответствующую ячейку файла “продажи”, а уж потом разберемся с остальными товарами.

Для этого используем формулу ВПР. Выглядит она так:

Не волнуйтесь, эта формула только на лицо ужасная, добрая внутри. Сейчас вы в этом убедитесь.

Итак, переходим в файл “продажи” и в ячейку D3 вручную вводим:

=впр(

Дальше двигаемся от блока к блоку. Поехали!

Блок 1. ЧТО?

• Выделяем мышью ячейку B3 с текстом “Компьютер AF” и ставим точку с запятой.

• Теперь формула выглядит так:

=впр(B3;

• Логика этого блока: указать, ЧТО надо найти в другом файле – “Компьютер AF” в нашем случае.

 

Блок 2. ГДЕ?

• Переходим в файл “прайс-лист” и выделяем мышью диапазон по диагонали: от первого товара до цены последнего товара. Конкретно, от ячейки C3 до Е6:

• Ставим точку с запятой и формула сама по себе преображается в:

=впр(B3;‘[прайс-лист.xlsx]Лист1’!$С$3:$E$6;

• Логика блока: это тот диапазон, ГДЕ будет отыскиваться информация.

Важно! ВПР ищет текст “Компьютер AF” только в первом слева столбце выделенного диапазона (на рисунке выше ).

Запомните это! Только в первом левом столбце диапазона. Соответственно, все остальные столбцы будут проигнорированы, а именно: столбец с артикулом, столбец 2 и 3 и т.д.

Следовательно, если вы начнете выделение, к примеру, со столбца “артикул” (рисунок ниже), то ВПР не отыщет в нем “Компьютер AF”, поскольку его в первом слева столбце диапазона попросту нет:

 

Блок 3. ОТКУДА?

• Вводим вручную номер столбца, где находятся цены. В данном случае – это номер 3:

• Ставим точку с запятой и формула приобретает вид:

=впр(B3;'[прайс-лист.xlsx]Лист1′!$С$3:$E$6;3;

• Логика блока: указываем ОТКУДА надо извлечь нужную нам информацию – из столбца под номером .

И опять же под первым столбцом подразумевается первый слева столбец выделенного диапазона .

 

Блок 4. КАК?

• Набираем слово “ложь”, закрываем скобку.
• Формула преображается:

=впр(B3;'[прайс-лист.xlsx]Лист1′!$С$3:$E$6;3;ложь)

• Логика: отдаем команду искать с точностью в 100%. Это означает, что при поиске текста “Компьютер AF”, даже очень близкие варианты типа “Компьютер AF1” или даже  “Компьютер AF  ” (пробел) будут проигнорированы.

А теперь самое приятное. Жмем Enter. Любуемся появившейся ценой и протягиваем формулу вниз до конца таблицы:

Поздравляю! Вы научились пользоваться функцией ВПР и отныне будете значительно экономить свое время, выполняя подобного рода задачи. А таковые встречаются часто.

Но иногда…

ВПР не работает

Читайте в следующей статье, как исправить ошибки, если ВПР не работает.